西山鎮村（居）檔案柜管理和查詢規范

為規范西山鎮村級黨務、事務、財務及面向村（居）基層政府信息公開查閱流程，加強西山鎮檔案管理工作，做好基層政務公開向村（居）延伸，根據《中華人民共和國檔案法》（下稱《中華人民共和國檔案法》）《村級檔案管理辦法》和其他有關規定，制定本規范。

第一條 本規范適用于西山鎮及其所轄的村（社區）。

第二條 本規范所稱檔案材料，是指在開展村級黨務、事務、財務及面向村（居）基層政務公開工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等信息。

第三條 村（居）檔案柜是指設置在村（居）民委員會便民服務中心的，主要存放村（居）公示欄公示期滿材料和其他要求留存材料的，供村（居）民自行查閱的開放式柜體。

第四條 村（居）民委員會應當指定人員負責村（居）檔案柜的設立、管理、維護和檔案的收集、分類、整理、保管和歸檔工作，保證檔案資料的齊全、完整、準確和規范。

檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識，并經過一定的檔案業務培訓。

第五條 檔案材料均應按照要求規范整理后歸檔，一律由檔案管理人員收錄村（居）檔案柜，統一管理，不得分散保管，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

第六條 村（居）檔案柜要按照分類方案，科學、規范地排列檔案，按照分類標簽，從左到右，從上到下垂直存放，做到排列整齊，統一有序，便于查找和利用。定期對檔案管理室的案卷保管條件進行檢查，切實做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。

第七條 村（居）檔案柜中的檔案盒封面或側邊需注明信息類別、編號、年份、保管期限等信息。檔案保管期限至少為5年，檔案編號為年份、領域拼音大寫首字母、檔案盒數量的組合，如附件1所示。

檔案盒內需附目錄，目錄含序號、文號、文件名稱、公開日期、歸檔日期等信息，新材料入盒歸檔需及時填寫目錄信息，如附件2所示。

第八條 本村（社區）全體村（居）民可憑身份證、戶口簿等有效身份證明前往村（居）信息公開集中查閱點（下稱集中查閱點）查閱當年度村（居）公開信息，往年信息可前往檔案管理室按照檔案管理辦法申請查閱。

第九條 查閱信息前須在相關工作人員的指導下做好登記，填寫個人基本信息、查閱信息的目的及具體內容，信息查閱登記表見附件3。確認申請人的身份和查閱需求后，由相關工作人員陪同前往集中查閱點查閱信息。

第十條 本村（社區）檔案供村（居）民自行查閱使用。村（居）民委員會不得以任何理由拒絕檔案查詢。查閱信息須在集中查閱點內查詢，并保持安靜、衛生，不得在場所內吸煙、喝水，以防損壞公開材料。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

第十一條 借閱文件、檔案，原則上不允許帶出集中查閱點，確需帶出時要經村（居）委員會同意，由檔案管理人員做好借閱記錄，檔案管理登記表見附件4。

第十二條 借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得擅自轉借和影印、復制、拆換。

第十三條 凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規定嚴肅處理。借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。

第十四條 檔案管理人員需按照檔案產生的實際情況，及時收錄歸檔，不得積壓，并及時做好檔案目錄的更新。

第十五條 檔案管理人員要認真做好失去保存價值的檔案的銷毀工作，嚴格按程序和手續辦理，未經鑒定或不經批準，檔案管理人員不得私自銷毀。

第十六條 檔案管理人員要定期進行檔案保管狀況檢查并做好檢查記錄。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。發現問題要及時采取有效措施予以解決或上報村（居）民委員會，不斷提高查詢服務效率和檔案管理水平。

第十七條 本規范自公布之日起施行。

附件1

附件2

附件3